Privacyverklaring website

PLANET INTERIOR BV hecht een groot belang aan uw privacy en een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. We doen daarom ons uiterste best om met deze privacyverklaring in heldere en duidelijke taal uit te leggen welke persoonsgegevens we van u verzamelen, waarvoor we deze gebruiken en wat uw rechten in dit verband zijn.

Deze versie van deze privacyverklaring (versie: 2025/01) dateert van (12/11/2025)

2 Wie zijn wij?

“Wij”, “We”, “ons” of “onze” betekent PLANET INTERIOR BV met maatschappelijke zetel te RING 37, 2200 HERENTALS en met ondernemingsnummer BE 0466.564.159.

Indien u vragen, opmerkingen of klachten hebt met betrekking tot deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens of u wenst één van uw rechten uit te oefenen, gelieve dan contact op te nemen met ons per e-mail naar incident@planetinterior.com.

3 Toepassingsgebied

Deze privacyverklaring is van toepassing op deze website, onze direct marketingactiviteiten en de algemene organisatie van PLANET INTERIOR BV.

4 Waarom en hoe verwerken wij uw persoonsgegevens?

Als u onze website bezoekt en/of in contact met ons staat is het mogelijk dat er bepaalde persoonsgegevens worden verwerkt. Hieronder vindt u meer informatie over de verschillende verwerkingsactiviteiten die mogelijk op jou van toepassing zijn.

4.1 Contact via website

Toestemming – Op onze website zijn contactformulieren beschikbaar om met ons in contact te treden. U kan ons ook altijd bereiken via e-mail of telefoon. We verwerken deze persoonsgegevens om u contactverzoek te behandelen maar hebben geen zicht of controle over eventuele andere persoonsgegevens die u ons meedeelt via de open invulvelden. We verzoeken u hier geen vertrouwelijke of gevoelige gegevens in mee te delen.

Deze verwerking gebeurt op basis van u toestemming. Weet dat u die ten allen tijde kan intrekken. Deze intrekking heeft geen invloed hebben op de rechtmatigheid van de verwerking die gebeurde voor de intrekking van u toestemming.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?
- Identificatie- en contactgegevens
- Andere gegevens zoals mogelijks spontaan meegedeeld in het contactformulier:
  - Beroep gerelateerde gegevens
  - Persoonlijke bijzonderheden
  - …
- Hoe verkrijgen we deze persoonsgegevens? Rechtstreeks van u bij het invullen van ons contactformulier
- Hoe lang bewaren we ze? Tot 1 jaar na afhandeling van het contactverzoek plus de archiveringstermijn van de daaraan gerelateerde communicatie (zoals e-mails)
- Met wie kunnen we deze persoonsgegevens delen (andere dan de verbonden en geassocieerde vennootschappen)? Verwerkers (zoals bijvoorbeeld onze hosting partner) waar we beroep op doen om in het kader van onze website, het contact of ons relatiebeheer.
- Wordt er bij deze activiteiten aan geautomatiseerde individuele besluitvorming gedaan? Nee
- Is er bij deze activiteiten sprake van een doorgifte buiten de EER? Nee

4.2 Beheer van klantenrelaties (incl. prospectie nieuwe klanten)

Gerechtvaardigd belang – PLANET INTERIOR BV is steeds op zoek naar nieuwe klanten, legt hiervoor actief nieuwe contacten en bouwt aan relaties met bestaande klanten. In het kader daarvan worden uw persoonsgegevens verwerkt (bv. om u uit te nodigen voor andere vormen van communicatie, een evenement…)

Deze verwerking gebeurt op basis van het gerechtvaardigd belang van PLANET INTERIOR BV. U kan hiertegen steeds bezwaar maken volgens de voorwaarden zoals beschreven bij ‘recht op bezwaar’ in het hoofdstuk ‘Wat zijn uw rechten en hoe kan u deze uitoefenen’.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?
- Identificatie- en contactgegevens
- Andere gegevens zoals mogelijks ter sprake gekomen tijdens verdere contacten:
  - Beroep gerelateerde gegevens
  - Vrijetijdsbesteding en -interesses
  - Persoonlijke bijzonderheden
  - …
- Hoe verkrijgen we deze persoonsgegevens? Rechtstreeks van u via het relatiebeheer
- Hoe lang bewaren we ze?Tot 7 jaar na afhandeling van een laatste opdracht of contact
- Met wie kunnen we deze persoonsgegevens delen (andere dan de verbonden en geassocieerde vennootschappen)? Verwerkers (zoals bijvoorbeeld ons CRM-platform) waar we beroep op doen in het kader van onze website, het contact of ons relatiebeheer
- Wordt er bij deze activiteiten aan geautomatiseerde individuele besluitvorming gedaan? Nee
- Is er bij deze activiteiten sprake van een doorgifte buiten de EER? Nee

4.3 Werving en selectie

Toestemming voor (spontane) sollicitaties en het aanhouden van een wervingsreserve -Gerechtvaardigd belang voor actieve werving –

Wanneer u (spontaan) solliciteert voor een functie bij PLANET INTERIOR BV, verwerkt PLANET INTERIOR BV persoonsgegevens over u. We doen dit in functie van het rekruteren en selecteren van medewerkers voor openstaande of toekomstige vacatures. Deze verwerking (inclusief het aanleggen van een wervingsreserve) gebeurt op basis van u toestemming. U hebt op elk moment de mogelijkheid om de gegeven toestemming in te trekken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de gegevensverwerking tot het moment dat de intrekking plaatsvond.

Wanneer PLANET INTERIOR BV zelf actief werft, verwerkt PLANET INTERIOR BV persoonsgegevens over u. Dit gebeurt enkel op basis van gegevens die publiek over u beschikbaar zijn (bv. op platformen zoals LinkedIn en Google) of gegevens die aan ons bezorgd werden door derden. Deze verwerking gebeurt op basis van het gerechtvaardigd belang van PLANET INTERIOR BV. U kan hiertegen steeds bezwaar maken volgens de voorwaarden zoals beschreven bij ‘Recht op bezwaar’ in het hoofdstuk ‘Wat zijn uw rechten en hoe kan u deze uitoefenen’.

Tot slot geven we u een toelichting over ons gerechtvaardigd belang om uw persoonsgegevens in het kader van ons wervingsproces aan de met ons verbonden en geassocieerde vennootschappen door te geven. Dit doen we uiteraard steeds met het oog op het vinden van een voor uw geschikte opdracht. U kan hiertegen steeds bezwaar maken volgens de voorwaarden zoals beschreven bij ‘recht op bezwaar’ in het hoofdstuk ‘Wat zijn uw rechten en hoe kan u deze uitoefenen’.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?
- Identificatie- en contactgegevens
- Andere gegevens zoals mogelijks vermeld op uw CV:
  - Persoonlijke kenmerken
  - Sociale contacten
  - Psychische gegevens (cfr. een beschrijving van uw persoonlijkheid of karakter)
  - Samenstelling van het gezin
  - Vrijetijdsbesteding en interessen
  - Academisch curriculum
  - Beroepsbekwaamheid
  - Professionele ervaring
  - Lidmaatschap van/deelname in beroepsorganisaties
  - Huidige betrekking
  - Loopbaan
  - Bedrijfskundegegevens (cfr. (gedeeltelijke) invaliditeit)
  - Huidig loon
  - Huidige extralegale voordelen
  - Rijgsregisternummer
  - …
- Hoe verkrijgen we deze persoonsgegevens?
  - (Spontane) sollicitatie: rechtstreeks van u bij uw sollicitatie
  - Actieve werving: via derden zoals openbare platformen of tussenpersonen
- Hoe lang bewaren we ze?
  - Bij niet weerhouden sollicitanten: we bewaren de persoonsgegevens over uw sollicitatie tot maximaal 1 jaar na sollicitatie.
  - Bij sollicitanten binnen onze wervingsreserve: zolang de toestemming niet wordt ingetrokken en tot maximaal 5 jaar na sollicitatie.
- Met wie kunnen we deze persoonsgegevens delen (andere dan de verbonden en geassocieerde vennootschappen)?
  - Verwerkers (zoals bijvoorbeeld rekruteringskantoren) waar we beroep op doen om te werven en selecteren
- Wordt er bij deze activiteiten aan geautomatiseerde individuele besluitvorming gedaan? Nee
- Is er bij deze activiteiten sprake van een doorgifte buiten de EER? Nee

4.4 Beheer van leveranciersrelaties (incl. prospectie nieuwe leveranciers)

Gerechtvaardigd belang – PLANET INTERIOR BV werkt samen met leveranciers, legt hiervoor actief nieuwe contacten en bouwt aan relaties met bestaande leveranciers. In het kader daarvan worden persoonsgegevens van medewerkers bij onze leveranciers (bv. accountmanagers) verwerkt.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?
- Identificatie- en contactgegevens
- Andere gegevens zoals mogelijks ter sprake gekomen tijdens verdere contacten:
  - Beroep gerelateerde gegevens
  - Vrijetijdsbesteding en -interesses
  - Persoonlijke bijzonderheden
  - …
- Hoe verkrijgen we deze persoonsgegevens?Rechtstreeks van u via het relatiebeheer
- Hoe lang bewaren we ze?Tot 7 jaar na afhandeling van een laatste opdracht of contact
- Met wie kunnen we deze persoonsgegevens delen (andere dan de verbonden en geassocieerde vennootschappen)?Verwerkers (zoals bijvoorbeeld ons CRM-platform) waar we beroep op doen in het kader van ons relatiebeheer
- Wordt er bij deze activiteiten aan geautomatiseerde individuele besluitvorming gedaan? Nee
- Is er bij deze activiteiten sprake van een doorgifte buiten de EER? Nee

5 Delen van persoonsgegevens met derden

Wanneer u onze website bezoekt of als klant gebruik maakt van onze producten en diensten kan het zijn dat we in het kader daarvan beroep doen op derde partijen, zoals partners, verbonden en geassocieerde vennootschappen en leveranciers waaraan we u persoonsgegevens doorgeven. Deze derde partijen helpen ons onze producten en diensten te leveren, te ondersteunen, te ontwikkelen en inzicht te krijgen in het gebruik hiervan en leveren diensten zoals o.a. hosting, klanten- en technische ondersteuning, marketing, analyse, levering van content en/of het uitvoeren van onlinebetaling(en).

Het is bovendien mogelijk dat we in het kader van een reorganisatie, herstructurering, fusie, verkoop of andere overdracht van bedrijfsmiddelen ook gegevens delen (inclusief persoonsgegevens) met derde partijen. Wij delen de door u verstrekte informatie, automatisch verzamelde informatie en informatie van anderen met deze derde partijen voor zover dat nodig is om hen in staat te stellen hun diensten of ondersteuning te verlenen. Bij de hierboven beschreven activiteiten geven we per activiteit aan met welke categorieën derde partijen, andere dan de verbonden en geassocieerde vennootschappen, we uw persoonsgegevens delen.

Verder kan het zijn dat we toegang tot uw gegevens moeten verstrekken of uw gegevens moeten doorgeven omwille van een wettelijke verplichting. Dit aan autoriteiten, overheidsinstellingen of andere derden.

Tot slot geven we uw gegevens mogelijks door indien dit in het kader van uw vitaal belang nodig mocht blijken.

6 Doorgeven van persoonsgegevens buiten de EER

PLANET INTERIOR BV probeert de doorgifte van persoonsgegevens aan derde partijen buiten de Europese Economische Ruimte (hierna: “EER”) steeds te beperken.

Wanneer dit toch het geval zou zijn zullen we er in deze situatie zo snel als mogelijk voor zorgen dat deze doorgifte in overeenstemming met de AVG (door o.a. de aanwezigheid van een adequaatheidsbesluit in het betreffende land of het inregelen van een gepast alternatief, desgevallend aanvullende maatregelen, etc.) wordt gebracht.

We verwijzen voor de specifieke doorgiftes naar het hoofdstuk “Waarom en hoe verwerken wij uw persoonsgegevens?”).

7 Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doeleinden te realiseren waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld of volgens de wettelijke verplichting die ons is opgelegd. We verwijzen voor de specifieke bewaartermijn naar het hoofdstuk “Waarom en hoe verwerken wij uw persoonsgegevens?”).

8 Geautomatiseerde individuele besluitvorming

De Europese wetgeving rond gegevensbescherming (GDPR/AVG) legt organisaties bepaalde voorwaarden op wanneer ze besluiten nemen over individuen uitsluitend op basis van verwerkingen die volledig geautomatiseerd zijn, waaronder profilering, en wanneer deze besluiten rechtsgevolgen of andere significante gevolgen hebben. PLANET INTERIOR BV doet niet aan dit soort besluitvorming.

9 Wat zijn uw rechten en hoe kan u deze uitoefenen?

PLANET INTERIOR BV vindt het belangrijk dat u steeds zelf controle behoudt over de verwerking van uw persoonsgegevens. Hieronder vindt u meer informatie over de verschillende rechten waarover u beschikt en beroep kan doen met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens:

Afhankelijk van de verwerking en de rechtsgrond van die verwerking is het mogelijk dat bepaalde voorwaarden of beperkingen gekoppeld zijn aan de uitoefening van onderstaande rechten.

Voor het uitoefenen van bovenstaande rechten, of informatie daaromtrent, kan u contact opnemen met incident@planetinterior.com – RING 37, 2200 HERENTALS. We geven dan ook meer informatie als er bepaalde modaliteiten gekoppeld zijn aan u verzoek. Voorts is het mogelijk dat we extra informatie vragen om uw identiteit te verifiëren zodat uw persoonsgegevens niet ten onrechte worden verwijderd of worden gedeeld met iemand die daar geen recht op heeft. We trachten zonder onredelijke vertraging, maar in elk geval binnen een termijn van één maand na ontvangst van uw verzoek hierop te reageren. Indien wij niet binnen een termijn van één maand kunnen reageren en de termijn wensen te verlengen, of als wij geen gevolg zullen geven aan het verzoek, zullen wij u daarvan in kennis stellen.

9.1 Recht op inzage:

In het geval dat wij uw persoonsgegevens verwerken, hebt u recht op toegang tot uw persoonsgegevens, alsook tot bepaalde aanvullende informatie zoals omschreven in deze privacyverklaring. U hebt het recht van ons een kopie te ontvangen van de persoonsgegevens die wij in ons bezit hebben, op voorwaarde dat dit geen nadelige invloed heeft op de rechten en vrijheden van anderen. Het eerste exemplaar wordt u kosteloos bezorgd, maar bij herhaaldelijke vraag behouden wij ons het recht voor om een redelijke vergoeding in rekening te brengen.

9.2 Recht op verbetering:

Indien de persoonsgegevens die wij over u bewaren onnauwkeurig of onvolledig zijn, hebt u het recht om deze informatie te laten corrigeren of, gelet op de doeleinden van de verwerking – te voltooien.

9.3 Recht op beperking van de verwerking:

U hebt het recht de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken. Dit betekent dat de persoonsgegevens alleen door ons mogen worden opgeslagen en alleen voor beperkte doeleinden mogen worden gebruikt. Dit recht is van toepassing indien één van de volgende situaties zich voordoet:

U betwist de juistheid van de persoonsgegevens, gedurende een periode die ons in staat stelt de juistheid van de persoonsgegevens te controleren;
De verwerking is onrechtmatig maar u verzet u tegen het wissen van de persoonsgegevens en verzoekt in de plaats daarvan om beperking van het gebruik ervan;
Wij hebben uw persoonsgegevens niet meer nodig voor de hierboven beschreven verwerkingsdoeleinden maar u hebt deze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering; of,
U hebt bezwaar gemaakt tegen een verwerking en vraagt ons tot beperking van de verwerking in afwachting van het antwoord op de vraag of onze belangen zwaarder wegen dan die van u.

Naast ons recht om uw persoonsgegevens op te slaan, kunnen we deze nog steeds verwerken, maar alleen:

Met uw toestemming;
Voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van een rechtsvordering;
Ter bescherming van de rechten van een andere natuurlijke of rechtspersoon; of
Om redenen van openbaar belang.

Vooraleer we de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens opheffen, word u daarover geïnformeerd.

9.4 Recht op gegevensoverdraagbaarheid:

Indien de verwerking van u persoonsgegevens berust op uw toestemming, en de verwerking via geautomatiseerde processen wordt verricht, hebt u het recht om een kopie van uw persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm. U hebt bovendien het recht om uw persoonsgegevens, indien dit technisch mogelijk is, rechtstreeks door ons aan een derde partij te laten bezorgen. Dit recht is niet van toepassing wanneer dit afbreuk zou doen aan de rechten en vrijheden van anderen.

9.5 Recht op bezwaar:

U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens in de hierboven beschreven activiteiten. In het laatste geval kan dit enkel indien de activiteit gerelateerd is aan de uitvoering van een taak van algemeen belang of bij de uitoefening van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan ons is verleend of de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen of die van een derde.

Indien u bezwaar maakt tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, zullen wij de persoonsgegevens niet meer verwerken, tenzij wij aantoonbare gerechtvaardigde belangen voor de verwerking kunnen aantonen die zwaarder wegen dan uw belangen, grondrechten en fundamentele vrijheden.

Wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt ten behoeve van direct marketing, ongeacht of het een aanvankelijke dan wel een verdere verwerking betreft, hebt u het recht te allen tijde en kosteloos bezwaar te maken tegen deze verwerking, ook in het geval van profilering voor zover deze betrekking heeft op de direct marketing. Indien u zo’n bezwaar maakt, zullen wij stoppen met het verwerken van uw persoonsgegevens voor dit doeleinde.

9.6 Recht op gegevenswissing (recht op vergetelheid):

U hebt het recht om ons het wissen van uw persoonsgegevens te verzoeken. Dit betekent dat de persoonsgegevens door ons zonder onredelijke vertraging moeten worden verwijderd. Dit recht is van toepassing indien één van de volgende situaties zich voordoet:

De persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt;
U trekt uw toestemming waarop de verwerking berust in, en er is geen andere rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
Uw persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt;
Wissing van uw persoonsgegevens is noodzakelijk om in overeenstemming te zijn met Europees of Belgisch recht;

Indien u ons verzoekt uw persoonsgegevens te wissen, zullen wij de persoonsgegevens wissen tenzij één van de volgende situaties (uitzonderingen) zich voordoet:

De verwerking kadert in het uitoefenen van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie;
Het wissen is niet aan de orde gezien redenen van algemeen belang op het gebied van volksgezondheid;
Het wissen is niet aan de orde gezien de nood aan archivering in het algemeen belang, of statistische doeleinden;
Er geldt een wettelijke verplichting de gegevens te behouden; of,
Het wissen is niet aan de orde gezien de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

9.7 Recht op het intrekken van uw toestemming:

Wanneer u uw toestemming gegeven hebt voor een bepaalde verwerkingen van uw persoonsgegevens, kan u deze op elk moment terug intrekken. Uw toestemming intrekken proberen we zo eenvoudig mogelijk te maken en in de mate van het mogelijke even eenvoudig als het geven van uw toestemming.

9.8 Recht om u te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens bij geautomatiseerde individuele besluitvorming:

Wanneer uw persoonsgegevens gebruikt worden in het kader van een geautomatiseerde individuele besluitvorming en wanneer deze besluiten rechtsgevolgen of andere significante gevolgen hebben kan u ons verzoeken om uw gegevens niet meer te gebruiken. Indien u zich verzet tegen deze verwerking zullen we de verwerking stopzetten of beperken tenzij er dwingende redenen zijn om dat wel te doen.

10 Bij wie kan u met verdere vragen of eventuele klachten rond privacy terecht?

Indien u na het lezen van deze privacyverklaring verdere vragen of opmerkingen hebt met betrekking tot de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens, kan u steeds contact opnemen met ons op volgend e-mail: incident@planetinterior.com.

Daarnaast hebt u het recht om eventuele opmerkingen en opmerkingen of klachten over te maken aan de toezichthoudende autoriteit die verantwoordelijk is voor gegevensbescherming. U kan dit doen in de EU-lidstaat waar u verblijft, de plaats waar u werkt of de plaats waar de vermeende inbreuk heeft plaatsgevonden. In België kan u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Omdat we een groot belang hechten aan onze onderlinge relatie verzoeken we u om steeds eerst contact met ons op te nemen zodat we een oplossing kunnen uitwerken voor wat aan de basis van uw klacht ligt.

11 Aanpassingen aan de privacyverklaring

Onze organisatie en dus ook onze website zijn een dynamische en innovatieve omgeving. Deze privacyverklaring kan aangepast worden, als onze diensten of de geldende wetgeving dat vragen. Dat betekent dat wij voortdurend op zoek gaan naar een betere dienstverlening op uw maat. Het is mogelijk dat er nieuwe toepassingen komen waarbij we u persoonsgegevens op een andere manier zullen verzamelen of verwerken. Uiteraard brengen we u op de hoogte wanneer er belangrijke wijzigingen aan deze privacyverklaring zijn, en zullen we u toestemming vragen als dat nodig is.